1. Pengenalan
1.1 Peranan dan fungsi surat dalam penghidupan kita
1.2 Takrif surat rasmi
2. Jenis-Jenis Surat
i. Surat tidak rasmi
ii. Surat rasmi
iii. Memo
3. Takrif
i. Surat tidak rasmi
Alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh individu kepada individu
ii. Surat rasmi
Surat rasmi ialah alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain
iii. Memo
Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi
4. Ciri-Ciri
4.1 Surat tidak rasmi
Tidak terikat dengan peraturan-peraturan tertentu (bebas) mengikut citarasa penulis berdasarkan siapa penerimanya
4.2 Surat rasmi
Mengikut peraturan-peraturan yang tertentu iaitu dari segi format, teknik, struktur dan penggunaan bahasanya
i. Format
· Pengenalan pengirim dan penerima
· Rujukan fail (pengirim/penerima) dan tarikh
· Ada tajuk surat
· Isi surat (satu perkara sahaja)
· Akhir surat (harapan, nama pengirim, jawatan)
· Identation jaral tepi permulaan menulis)
· Jarak perenggan
· Jarak baris
ii. Teknik/Kaedah Menulis
· Rujukan dan tarikh (kanan/kiri)
· Penulisan tarikh ( 12 Januari 1997)
· Alamat dan Poskod (highlight)
· Ada sistem nombor (kecuali bukan untuk berhubung)
· Untuk perhatian (u.p.)
· Melalui (jika perlu)
· Salinan (jika perlu)
· Pendraf/penaip (jika perlu)
iii. Struktur
Ditulis mengikut urutan
a. Pengenalan
· Pengirim
· Penerima
b. Isi Surat
· Perkara
· Pengenalan isi
· Isi utama/Isi Sokongan
c. Penutup
· Harapan
· Akhir kata
· Slogan
· Ungkapan kesetiaan/pengakuan
· Tanda tangan/ nama/ jawapan
iv. Pengunaan bahasa yang khusus
a. Ganti nama
· Orang pertama
· Orang kedua
· Orang ketiga
b. Wacana
c. Laras bahasa
4.3 Memo
i. Ditulis secara ringkas. Apa yang pentingkan hanya isi yang pada umumnya bertujuan :
· Makluman
· Permintaan/cadangan
· Arahan
· Menyampaikan maklumat dll.
ii. Ditulis dalam dua bentuk
· Bentuk borang
· Bentuk terbuka
5. Jenis-Jenis Surat Rasmi
· Pemohonan,
· rayuan,
· bantahan,
· makluman,
· arahan,
· ucapan (tahniah/takziah),
· penghargaan,
· perakuan,
· jemputan,
· cadangan, pesanan,
· perjanjian,
· pekeliling,
· iringan dan lain-lain.
6. Prinsip-Prinsip Penulisan Surat Rasmi : 4 C + P
6.1 Correct (Betul)
· Ejaan,
· tatabahasa,
· laras bahasa (pengunaan ganti nama dan gelaran),
· data,
· fakta ,
· maklumat,
· wacana,
· format,
· teknik
6.2 Clear (Jelas)
· Tujuan,
· perkara/tajuk/msesj,
· prosedur/penulisan/protocol,
· Struktur penulisan
+ Pengenalan
- Pengirim (nama jabatan, alamat dan perhubungan)
- Rujukan fail dan tarikh
- SULIT/BERDAFTAR/DENGAN TANGAN
- Penerima (jawatan, alamat dan poskod)
- Untuk perhatian (u.p)
- Melalui
- Rujukan kehormat
+ Isi surat
- Tajuk
- Keselarasan rujukan kehormat
- Pengenalan isi utama
- Isi utama / isi sokongan
- Harapan
+ Akhir surat
- Pengakuan / pengakuan kesetiaan
- Tandatangan/nama/jawatan/bagi pihak (b.p.)
- Slogan (tetap/sementara)
- Salinan kepada (s.k.)
- Initial (huru ringkas) pendraf dan penaip
· Ayat mudah
· Pengolahan (urutan logic)
· Pengunaan huruf potong atau akronim
· Sistem nombor
6.3 Concise (Ringkas dan padat)
i. Terus kepada mesej
ii. Tidak ada pembaziran perkataan
6.4 Comprehensive (Lengkap)
i. Data utama dan data sokongan
ii. Spesifikasi yang terperinci
iii. Maklumat yang lengkap (data dan fakta)
iv. Rasional / justifikasi
v. Konstruktif
6.5 Polite (Bersopan-santun dan hormat)
i. Diplomasi
ii. Wacana hormat
iii. Wacana rujukan
iv. Wacana harapan
v. Wacana antisipasi
vi. Wacan penutup
7. Format dan Teknik Penulisan
7.1 Jarak tepi (indentation)
7.2 Jarak langkau baris / perenggan
7.3 Jarak selepas koma
7.4 Jarak selepas noktah
7.5 Penekanan (highlight)
7.6 Penekanan rujukan fail
7.7 Penulisan tarikh
7.8 Pernyataan ‘SULIT’
7.9 Pengunaan ‘untuk perhatian’ (u.p.)
7.10 Pengunaan ‘Melalui’
7.11 Simbol lampiran (….)
7.12 Sambungan muka surat ( …2/-)
contoh surat layang
contoh surat rasmi
contoh memo
